Améliorez votre planification avec la méthode Scrum

Nous perdons en moyenne 1 heure par jour à planifier notre journée de travail. Très souvent, du fait de distractions répétées et de questions diverses, nous n’arrivons pas non plus à boucler le travail planifié. Nous n’avons plus alors d’autre choix que d’utiliser une to-do list. Une liste de tâches qui s’allonge au terme de chaque réunion, au point que, franchement, on ne sait plus par quoi commencer. Un air de déjà vu ? Vous n’êtes pas seuls dans le cas…

C’est pourquoi dans l’univers informatique, on travaille depuis quelques années déjà avec la méthode Scrum. Il s’agit d’une méthode de project management, dans laquelle un projet est découpé en tâches avec un délai court d’1 semaine maximum. Avant qu’une nouvelle tâche puisse venir s’ajouter, les tâches existantes doivent être évaluées et résolues.

Pour que cela soit clair pour toute l’équipe, le processus est découpé en différentes étapes. Les tâches sont notées sur des post-its que l’on affiche sur un mur ou un tableau blanc et qui parcourent les différentes étapes. À mesure que la tâche avance, elle se déplace vers la droite, jusqu’à ce qu’elle soit finalisée et retirée du tableau.

La méthode Scrum en 5 étapes

  1. Définissez votre projet et déterminez l’objectif
  2. Découpez votre projet en étapes réalisables dans un délai court
  3. Concrétisez pour chaque étape ce que vous devez réaliser et pour quand
  4. Concentrez-vous sur cette étape et limitez les distractions de l’extérieur (telles que mails, téléphone, internet, …)
  5. Évaluez après chaque étape (planning, budget, problèmes, …)

L’achèvement rapide et l’évaluation intermédiaire permettent un ajustement continu pendant le processus, ce qui augmente considérablement l’efficacité de toute l’équipe.

Sprinter en équipe vers un but commun

Scrum est un terme qui vient du rugby, où les membres d’une équipe essaient ensemble d’atteindre un but et de gagner le match (en français, on parle d’une ‘mêlée’). La collaboration est ici cruciale, chaque joueur a son propre rôle et constitue dès lors un maillon important de l’équipe. Et parce qu’en rugby, l’équipe doit à tout moment pouvoir réagir aux actions de l’adversaire, la flexibilité s’avère elle aussi importante. Dans un bon Scrum, vous devez donc aussi être en mesure de réagir rapidement à des circonstances évolutives, telles que revers ou souhaits changeants des clients.

Une équipe multidisciplinaire et autogérée est à la base de tout bon Scrum

Chez Protime, nous attachons beaucoup d’importance à la transparence des objectifs et à une communication ouverte de l’état des lieux. Où en est déjà une équipe avec tel ou tel projet ? Qu’y a-t-il encore lieu de faire et qui peut aider en ce sens ? En appliquant la méthode Scrum, nous pouvons aborder des tâches complexes de manière progressive, en équipe, quelle que soit la forme de gestion de projet.

C’est ainsi, par exemple, que pour notre content marketing, nous coopérons dans un outil où nous avons divisé les tâches, de la proposition à la publication. Comme pour cet article, un projet est proposé, les collègues peuvent donner leur avis, l’article est mis en forme et évolue ainsi vers l’étape de la publication finale. Et comme nous travaillons au sein d’une équipe complémentaire et autonome, nous pouvons ainsi livrer plus de contenu et plus souvent.

Des stand-up meetings au Scrum en ligne

Le secteur IT n’est pas le seul où l’on a besoin de cette façon de travailler, dans les autres secteurs aussi, on accorde toujours plus d’attention à la productivité et à la flexibilité.

On voit dès lors apparaître de plus en plus d’outils en ligne qui peuvent nous aider à diviser, assigner et suivre nos projets pas à pas. Contrairement à l’approche informatique où le statut du projet est passé en revue quotidiennement lors d’un stand-up meeting, on peut dans une plateforme collaborative comme Protime 360° gagner un temps de réunion considérable en communiquant ensemble directement dans l’outil. De cette manière, chaque partie concernée est informée sans qu’il faille prévoir des réunions quotidiennes. La communication est également structurée par work item, plutôt qu’en de nombreux e-mails fragmentés.

Finis les post-its, les mails et les réunions interminables

Organisez vous aussi votre gestion de projet sur une plateforme en ligne claire et accessible. Voulez-vous plus d’informations ou une démonstration de Protime 360° ?