Gestion du temps Protime : d'un moyen de contrôle à un outil stratégique

Message original : Managersonline.nl
Auteur : Lucas Polman

Ce ne sont pas les entreprises qui contrediront le vieux dicton populaire "Le temps c'est de l'argent". Le temps compte en effet parmi leurs plus précieux atouts. Plus les collaborateurs gèrent efficacement leur temps, plus ils sont en mesure d'accomplir des tâches différentes et plus les résultats de l'entreprise augmentent. Raison de plus pour les managers de revoir leur plan de gestion en fonction du temps. Selon Lucas Polman, directeur de Protime Pays-Bas, la bonne vieille pointeuse fait son grand retour. L'enregistrement du temps n'est en effet plus un moyen de contrôle du personnel mais au contraire une source d'informations stratégique à la fois pour le collaborateur et son manager. 

Un nouvel outil de gestion RH

"La plupart des entreprises fonctionnant selon un régime de pauses ont recours à un système classique d'enregistrement du temps pour calculer le nombre d'heures travaillées", explique Lucas Polman. "Le travailleur pénètre dans l'usine, scanne son badge et actionne le compteur. Il s'agit d'une méthode simple  pour calculer le "temps". Mais si l'on connaît le temps consacré à une tâche, on peut imaginer de nombreuses autres applications." Lucas Polman prend l'enregistrement des postes de frais comme premier exemple. Le fait par exemple de pointer non seulement à l'entrée principale d'un bureau, mais justement aussi à des endroits spécifiques d'un atelier ou d'une usine permet d'obtenir des informations plus détaillées sur les frais et sur le rendement d'une ligne de production ou tâche déterminée. Les entreprises disposent d'un nouvel outil de gestion.

Cet enregistrement des postes de frais offre également des avantages aux collaborateurs chargés du planning d'une entreprise. Et Lucas Polman de poursuivre : "Par exemple, une entreprise active dans la vente au détail est sans cesse confrontée à la fluctuation des commandes. Un afflux de celles-ci peut rapidement céder sa place la semaine suivante à une diminution de leur nombre. S'ils connaissent avec précision le temps consacré à chaque tâche et en combinant ces informations aux quantités de commande, les planificateurs peuvent prévoir une main-d'œuvre adaptée. Les clients ne sont de cette manière pas importunés par d'éventuels retards liés à un manque de personnel. L'enregistrement moderne du temps permet aussi de calculer automatiquement le salaire sur la base du temps de travail et des heures prestées et de les rémunérer directement."

Un outil pour les managers

Les planificateurs d'une organisation ne sont pas les seuls à avoir besoin d'un système efficace d'enregistrement du temps. Ce dernier permet aussi aux managers de gérer de manière plus optimale leur département ou leur équipe. Tandis que ces dernières années la gestion basée sur les données a nettement progressé dans les entreprises, Lucas Polman estime que le temps reste un facteur essentiel. "Aucun collaborateur ne veut être évalué selon son unique  présence. Ce principe  ne tient effectivement pas compte de la performance. Pourtant, c 'est le résultat qui importe. Selon moi, il devrait y avoir plus de discussion sur ce qui est réaliste en terme de temps nécessaire pour réaliser une tâche. Plus un manager et son collaborateur aborderont le sujet de manière franche et plus des progrès seront réalisés sur ce plan. L'enregistrement permet par exemple de lier les heures prestées aux objectifs fixés. Grâce à la diffusion de ces données, chaque collaborateur est en mesure de se faire une idée précise de la situation de l'entreprise par rapport à des objectifs particuliers. Ceux-ci peuvent même être définis sur base individuelle : tel collaborateur  a contribué à hauteur de X pour cent à tel objectif. Ces informations augmentent le niveau de productivité et de motivation d'une équipe et de chaque collaborateur."

En guise de conclusion, Lucas Polman précise que l'enregistrement du temps est une question encore trop souvent négligée à laquelle les entreprises devraient s'intéresser davantage. Elle représente une véritable plus-value pour leur fonctionnement. "Une répartition plus optimale du temps permet d'optimiser les tâches à tous les niveaux d'une organisation. Les informations ainsi obtenues constituent un moyen pour le collaborateur, le manager et le département RH d'aborder les opérations selon un point de vue constructif et objectif et une base d'amélioration continue."