L’importance du Cloud en cette période de confinement

3 avril 2020

En matière de Cloud en Belgique, il existe 3 chiffres qui résument parfaitement la situation : en 2 ans à peine, le pourcentage de grandes entreprises présentes dans le Cloud est passé de 44% à 72%. Pour ce qui est des PME, en revanche, seulement 40% d’entre elles sont effectivement présentes dans le Cloud aujourd’hui. Ces chiffres démontrent une réelle approche stratégique de la transformation digitale des grandes entreprises, au contraire des PME qui sont plus réticentes à passer le cap. Pourtant, la période de confinement que nous vivons actuellement démontre bien toute l’importance d’une telle transformation.

Quand le Cloud facilite le travail à distance

Face à la crise sanitaire, nous voilà tous confinés chez nous, à faire du télétravail ou adapter nos services lorsque notre activité le permet. Les entreprises belges, quelle que soit leur taille, ont dû rapidement revoir leurs processus internes pour faciliter le travail à distance. Une révision pas toujours simple, surtout lorsqu’aucune stratégie de transformation digitale n’existe au sein de l’entreprise.

Les problèmes d’une gestion d’entreprise non digitalisée

Tous les niveaux de l’entreprise sont effectivement impactés lorsque les processus papiers et traditionnels ne sont plus possibles et qu’aucune transformation digitale n’est prévue.

L’administratif – Comment suivre votre comptabilité à distance si vous envoyez habituellement vos factures par voie postale ? Pareil pour la paie : comment payer le salaire juste à vos collaborateurs (et tenant compte de la situation) si les ressources humaines n’ont pas un accès aux dossiers du personnel depuis leur domicile ?
Le service client – Comment faire si, pour effectuer une maintenance ou résoudre un problème, vous n’aviez pas d’autre choix que de vous rendre chez le client, ce qui n’est désormais plus possible ?
La vente – Comment continuer à vendre vos produits et services si votre magasin physique est momentanément fermé et que vous ne pouvez pas passer par un e-commerce ?
L’organisation du travail – Comment réorganiser le travail lorsque les collaborateurs n’ont plus accès aux bureaux et que les projets d’équipe se font à distance ?

L’impact du manque de processus digitaux sur les collaborateurs

Les employés rencontrent tout autant de problèmes lorsque leur entreprise n’est pas passée dans le Cloud et qu’il faut travailler depuis la maison.

L’accès à ses dossiers – En télétravail, il est indispensable que chaque collaborateur ait accès à ses emails et ses dossiers. Or comment faire sans Cloud, si tout est sauvé sur le serveur de l’entreprise ?
Les jours prestés et particuliers – Comment indiquer aux RH ses jours de télétravail pour avoir droit à la prime ou ses jours de chômage partiel ? Les entreprises qui gèrent cela par téléphone se retrouvent submergées par l’afflux de demandes à gérer et leur suivi administratif ; d’où les retards de paiement.
Les congés – Pareil que pour les jours de télétravail et de chômage, comment faire pour gérer les congés à distance ? Le problème est d’autant plus important que de nombreuses sociétés font face à des annulations et report de congés étant donné que les collaborateurs sont coincés chez eux et ne peuvent pas profiter de leurs vacances comme ils l’auraient souhaité.
Combattre l’isolement, garantir l’engagement et maintenir la culture d’entreprise – Comment être certain que les collaborateurs sont toujours motivés et productifs si nous n’avons aucune vue sur leur avancement ?

Les croyances et préjugés souvent associés (à tort) au Cloud

Si les PME constatent aujourd’hui, avec la crise actuelle, tous les bienfaits d’une digitalisation de leur processus, certaines restent néanmoins réfractaires au Cloud. Ensemble, tordons le cou à quelques préjugés qui reviennent souvent.

1.La sécurité des données

« Si je suis dans le Cloud, mes données risquent d’être piratées ». Fort heureusement, ce n’est pas le cas. En termes de garantie, les géants du Net adaptent constamment leur système de sécurité. Beaucoup d’entre eux travaillent même avec ce que nous appelons des « hackers éthiques », qui tentent de pirater leurs systèmes pour qu’ils puissent en découvrir les failles et les combler.

De plus, beaucoup d’entreprises qui proposent des services via le Cloud possèdent leur propre serveur. Les données de leurs clients sont donc stockées en toute sécurité et non sur un serveur dont on ne sait rien.

2.L’accès aux données

« Internet, ce n’est pas fiable, ça coupe tout le temps. Je risque de perdre mes données ». En réalité, le Cloud travaille à partir de sauvegardes récurrentes des données et sur plusieurs serveurs. La majorité des fournisseurs cloud parviennent à garantir un accès à 99%. Le pourcent restant reprend le risque très minime d’un problème et les mises à jour, qui se font rapidement et généralement de nuit, en dehors des heures traditionnelles de travail.

3.Le coût

« Le Cloud, ça coûte de l’argent ». Votre entreprise, si elle souhaite continuer à évoluer, devra de toute façon passer par la digitalisation de ses processus. Et dans ce cas, le Cloud est une solution intéressante du point de vue des coûts.

Le coût total de la possession est moins important puisque le Cloud ne nécessite pas d’infrastructures importantes (serveur et espace physique pour son stockage notamment).
De même pour les frais liés à la configuration initiale.
Les frais de support sont également réduits puisque le problème peut être résolu à distance, rapidement et sans devoir ajouter des frais de main d’œuvre et de déplacements.
Pareil pour les coûts de maintenance, cette dernière pouvant être réalisée à distance et fonctionnant même très souvent de manière préventive.
Avec le mode SaaS (software as a service) pratiqué par la majorité des fournisseurs informatiques, vous payez toujours le prix juste : il correspond à votre utilisation exacte et évoluera en fonction de votre solution et des fonctionnalités qui vous sont nécessaires.

4.Tout va bien, pourquoi changer ?

Cette phrase restait vraie jusqu’à la crise que nous venons de rencontrer et avec laquelle nous allons malheureusement devoir continuer à vivre pendant un moment. Elle a, par la force des choses, fait prendre conscience aux entreprises de l’importance de la digitalisation.

Ce n’est toutefois pas la seule raison qui doit motiver à passer dans le cloud certains outils ; c’est sans compter sur les autres nombreux avantages tels que les mises à jours automatiques et surtout les évolutions qui sont beaucoup plus accessibles en version cloud.

Protime, entreprise dans le Cloud

Chez Protime, le Cloud, cela fait longtemps que nous l’avons adopté. En Belgique, nous étions même précurseurs pour tout ce qui concerne le SaaS. C’est pourquoi, il y a deux ans, nous avons décidé de limiter la promotion des autres solutions avec, en ligne de mire, l’arrêt total de leur commercialisation et support d’ici fin 2020. Et le confinement ainsi que la crise que nous vivons actuellement démontrent bien tout l’intérêt de cette décision.

Parmi nos clients, en effet, beaucoup ont dû adapter leur solution pour intégrer un code de paie indispensable au chômage partiel et aux primes de télétravail. Nous avons pu leur proposer des webinaires pour leur montrer comment le faire par eux-mêmes très facilement. Mieux encore, pour tous ceux qui ne s’en sortaient pas, notre support a pu prendre la main à distance pour rapidement les aider. Enfin, grâce à notre portail collaborateurs myProtime qui est disponible à distance, sur mobile ou pc pour tous les collaborateurs, ces derniers peuvent déclarer leurs jours de télétravail ou encore adapter leurs congés. Les ressources humaines ont ainsi accès à l’information en temps réel, directement dans l’outil qui leur sert à préparer la paie.