Protime: gérer le temps de nos clients à leur propre rythme

La gestion des temps est un métier complexe tant les influences sur la gestion du personnel sont nombreuses : les évolutions légales, les variations de la production, la rotation du personnel ou encore les événements internes qui peuvent venir mettre à mal le département RH. Bien conscientes de cette réalité, les équipes de Protime ont souhaité apporter une réponse personnalisée aux différents besoins de leurs clients. Ce service sur-mesure porte le nom de « Managed Services ».

Managed Services : Quésaco ?

Les managed services sont en fait ces processus de gestion quotidienne ou d’évolution de l’outil, que vous souhaitez externaliser de manière ponctuelle ou récurrente en les confiant à des spécialistes.

Protime offre depuis toujours un service Customer Care, qui prend en charge les questions de nos clients, résout les incidents qu'ils peuvent éventuellement rencontrer et profite de ces contacts pour détecter d’éventuelles pistes d’amélioration du paramétrage en place ou du système. Ce service est accessible pour tous nos clients avec une première ligne 100% localisée en France pour les clients français.

Le Customer Care originel a donc pour vocation de venir en aide à nos clients, en répondant de manière réactive et globale à leurs besoins. Notre expérience dans le domaine nous a permis de constater que chaque entreprise étant différente, leurs besoins diffèrent et évoluent. Une approche plus proactive, personnalisée et adaptée aux caractéristiques propres de chaque client semblait dès lors présenter un réel intérêt. C’est ainsi que depuis 2019, les « Managed Services » sont venus compléter notre offre de services, en allant plus loin, avec une approche sur-mesure et évolutive.

Cette offre se décline en deux catégories de prestations :

• Le ‘BPO’ (Business Process Outsourcing) ou externalisation des processus. Que ce soit chez nos clients ou à distance, nous pouvons assurer l’exécution de toute une série de tâches liées à la gestion des temps dans nos solutions.
• Les ‘Services Packs‘ qui consistent en un certain nombre de jours de prestations qui sont à disposition de l’entreprise et à utiliser dans une période déterminée. Cela permet de faire appel ponctuellement aux services des consultants Protime en cas de besoin, qu’il soit lié à une absence d’un gestionnaire RH, à un pic de production ou à une demande d’évolution de l’outil.

Parce qu’une entreprise n’est pas l’autre (et certainement pas la même qu’hier)

S’il y a bien un département qui ne connait pas la stabilité et doit toujours se montrer réactif aux changements, il s’agit bien du département RH. C’est pourquoi, même si les solutions Protime et leur mise en œuvre donnent une grande autonomie dans la gestion des processus liés au temps, il est possible de demander de l’aide à tout moment de la vie du département. Et cela quelle que soit la taille de l’entreprise ou encore son secteur d’activité.
Parmi les processus que les ressources humaines peuvent confier à Protime vous trouverez notamment les tâches suivantes :

• La création de nouveaux horaires ou rapports à fréquence régulière ou ponctuellement
• Le suivi des opérations courantes en cas d’absence d’un gestionnaire RH lorsque cette absence, de durée limitée, ne nécessite pas le remplacement à long-terme de la personne.
• La mise en œuvre des nouveautés et mises à jour dans la solution du client pour en tirer le meilleur profit.
• La formation des nouveaux arrivants dans l’équipe RH ou la formation continue de l’équipe.
• ...

Toujours aux côtés de nos clients, même dans les moments difficiles

La crise du coronavirus que nous connaissons actuellement nous a montré, plus que jamais, que la vie de l’entreprise n’est jamais de tout repos et celle du département RH encore moins. Sans avoir jamais pu anticiper un tel phénomène, nous pensons avoir vu juste en proposant les Managed Services à nos clients. Ceux qui ont fait appel à cette externalisation des processus ont pu être accompagnés dans la mise en œuvre du télétravail et/ou du chômage économique ou ont tout simplement laissé les consultants Protime faire les adaptations nécessaires et le suivi des opérations afin de se consacrer à la gestion stratégique de la situation. L’avantage est que la majorité de nos clients sont maintenant passés en SaaS (cloud) et ont donc pu bénéficier de notre aide à distance avec accès à leur installation tout en respectant les mesures de distanciation sociale.